Ciclo de vida de uma reunião

Toda reunião passa por um conjunto de etapas desde o agendamento até a publicação final. Entender esse fluxo ajuda a manter o histórico completo e o portal atualizado:

1. AGENDADA — reunião criada com data futura. Aparece no portal como "reunião prevista".
2. REALIZADA — reunião ocorreu. Permite registrar presenças e ata.
3. CANCELADA — reunião não aconteceu. Informe o motivo para fins de registro histórico.

💡 Reuniões agendadas com data passada que não foram atualizadas ficam com status desatualizado. Mantenha o status sempre correto para que o portal reflita a realidade.

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Como criar uma reunião

Acesse o menu Reuniões do conselho e clique em Nova Reunião. Preencha os campos:

1. Conselho: selecione o conselho que realizará a reunião.
2. Tipo: escolha entre as opções disponíveis:

- Ordinária — reunião regular, prevista no calendário do conselho.

- Extraordinária — convocada fora do calendário regular para matéria urgente.

- Solene — cerimônia formal (posse, homenagem).

- Audiência pública — reunião aberta à participação da sociedade civil.

1. Número da reunião: número sequencial conforme o regimento (ex.: "12ª Reunião Ordinária de 2026").
2. Data e horário: data, hora de início e hora prevista de encerramento.
3. Local: endereço ou nome do espaço onde ocorrerá (ex.: "Auditório da Prefeitura, Sala 2").
4. Pauta: descreva os pontos que serão discutidos. Use uma linha por item de pauta.
5. Link de transmissão: se houver transmissão ao vivo, cole o link (YouTube, Zoom, Google Meet etc.).
6. Audiência pública: marque esta opção para que a reunião receba destaque no portal como "audiência pública aberta à participação".

Clique em Salvar. A reunião é criada com status AGENDADA e, se marcada como pública, já aparece no portal.

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Registrar presença

Após a realização da reunião, atualize o status para REALIZADA e registre as presenças:

1. Abra a reunião e clique na aba Presenças.
2. O sistema exibe automaticamente todos os membros ATIVOS da composição do conselho na data da reunião.
3. Marque cada membro como:

- Presente

- Ausente com justificativa

- Ausente sem justificativa

1. Para membros que participaram virtualmente (videoconferência), marque Presente e adicione a observação "Participação remota" no campo de notas.
2. Salve as presenças.

Após salvar, o botão Gerar PDF da lista de presença fica disponível. O PDF gerado inclui nome, cargo, assinatura (linha em branco) e o carimbo da reunião.

⚠ O quórum mínimo para deliberação depende do regimento interno de cada conselho. O sistema não calcula quórum automaticamente — essa verificação cabe ao secretário executivo.

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Registrar a ata

A ata é o documento oficial que registra o que foi discutido e decidido na reunião.

1. Dentro da reunião, acesse a aba Ata.
2. Clique em Redigir Ata e escreva o texto no editor rich text disponível. Você pode formatar parágrafos, usar listas e negrito.
3. Salve o rascunho. O status da ata fica como EM ELABORAÇÃO até ser aprovada.
4. Quando a ata for aprovada pelo plenário, clique em Aprovar Ata.
5. Informe a data de aprovação (pode ser a data da própria reunião ou da reunião seguinte, conforme o regimento).
6. Confirme. O sistema sela um timestamp de aprovação que não pode ser alterado.

⚠ Uma vez aprovada, o texto da ata é bloqueado para edição. Se precisar fazer uma retificação, registre uma errata como novo documento vinculado à reunião.

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Anexos

Você pode anexar arquivos diretamente à reunião para organizar os documentos relacionados:

1. Acesse a aba Anexos dentro da reunião.
2. Clique em Adicionar Anexo.
3. Selecione o tipo do documento (Convocação, Ata Assinada, Deliberação, Relatório, Outro).
4. Faça o upload do arquivo (PDF, Word ou Excel, máximo 20MB por arquivo).
5. Salve.

Documentos marcados como Público dentro dos anexos da reunião aparecem automaticamente no portal vinculados àquela reunião.

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Notificar membros

Para enviar a convocação por e-mail ou WhatsApp:

1. Dentro da reunião, clique no botão Notificar Membros.
2. Revise o assunto e o corpo da mensagem gerados automaticamente pelo sistema.
3. Personalize se necessário (adicione informações sobre a pauta, documentos a serem levados etc.).
4. Selecione os canais: E-mail, WhatsApp ou ambos.
5. Confirme o envio.

O sistema envia a notificação para todos os membros ATIVOS da composição que possuem e-mail ou número de WhatsApp cadastrado. O histórico de envios fica registrado na aba Notificações da reunião.

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O que aparece no portal público

O portal exibe as seguintes informações de reuniões:

• Reuniões agendadas: data, tipo, número, horário e local. O link de transmissão é exibido quando disponível.
• Audiências públicas: recebem um destaque especial na página inicial do portal.
• Reuniões realizadas: data, tipo, número e link para a ata (quando publicada).

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Perguntas frequentes

Posso criar uma reunião sem definir o local ainda?

Sim. O campo local não é obrigatório no momento do cadastro. Você pode salvar a reunião e atualizar o local quando definido. O sistema irá notificar os membros novamente caso você altere data, horário ou local após o primeiro envio de convocação.

Como cancelar uma reunião já agendada?

Edite a reunião, altere o status para CANCELADA e informe o motivo. A reunião some do portal (não aparece mais como agendada) e o registro fica no histórico interno.

A ata pode ser enviada por arquivo (PDF) em vez de digitada no sistema?

Sim. Você pode usar o campo de texto da ata para indicar "ver arquivo anexo" e fazer o upload do PDF da ata assinada na aba Anexos, marcando o tipo como "Ata Assinada" e visibilidade como Pública.

O sistema envia convocação automaticamente quando crio a reunião?

Não por padrão. A convocação automática é enviada somente se a configuração "Notificar ao criar reunião" estiver ativa nas configurações do conselho. Verifique com o administrador do sistema.

Como gerar o PDF da lista de presença?

O botão Gerar PDF fica disponível na aba Presenças depois que pelo menos um membro for marcado. O PDF é gerado com a lista completa, incluindo membros ausentes.

Posso registrar a presença de visitantes ou participantes externos?

Sim. Na aba Presenças, há uma seção Participantes externos onde você pode adicionar nomes manualmente. Esses nomes aparecem na lista de presença, mas não são vinculados à composição.

O link de transmissão aparece para todos no portal?

Sim, quando a reunião está marcada como AGENDADA ou REALIZADA e o link está preenchido, ele fica visível no portal público para qualquer visitante.