Canais de notificação disponíveis

O sistema suporta dois canais para enviar comunicados aos conselheiros:

• E-mail — sempre disponível. Qualquer conselheiro com endereço de e-mail cadastrado na composição pode receber notificações por esse canal.
• WhatsApp — disponível quando o módulo de integração estiver configurado pelo administrador do sistema. Requer número de celular cadastrado no formato correto (com DDD, sem espaços ou traços).

💡 O e-mail é o canal mais confiável para registros formais. O WhatsApp pode ter maior taxa de leitura, mas depende de configuração adicional. Quando ambos estiverem disponíveis, use os dois para garantir que a mensagem chegue.

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Quando o sistema envia notificações automaticamente

O sistema dispara notificações de forma automática nas seguintes situações:

• Ao criar uma reunião — se a configuração "Notificar ao criar reunião" estiver ativa no conselho, todos os membros ativos da composição recebem a convocação imediatamente.
• Ao alterar data, horário ou local de uma reunião já agendada — o sistema envia um aviso de atualização automaticamente para evitar que membros compareçam com informações desatualizadas.

⚠ A notificação automática ao criar reunião precisa estar habilitada nas Configurações do Conselho. Verifique com o administrador do sistema se essa opção está ativa para o seu conselho.

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Como enviar uma convocação manualmente

Além das notificações automáticas, você pode enviar a convocação manualmente a qualquer momento — útil para reforçar a convocação próximo à data da reunião ou quando a notificação automática não estava ativa.

1. Abra a reunião que deseja convocar.
2. Clique no botão Notificar Membros (ou Enviar Convocação).
3. O sistema pré-preenche automaticamente o assunto e o corpo da mensagem com os dados da reunião (data, horário, local e pauta).
4. Revise o texto. Você pode editar o corpo da mensagem para adicionar informações complementares, documentos que os membros devem trazer ou orientações específicas.
5. Selecione os canais de envio: E-mail, WhatsApp ou ambos.
6. Clique em Confirmar envio.

O sistema processa o envio em segundo plano e exibe uma confirmação quando concluído.

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Quem recebe as notificações

As notificações são enviadas para todos os membros ATIVOS da composição do conselho que possuam:

• E-mail cadastrado (para envios por e-mail), ou
• Número de celular cadastrado (para envios por WhatsApp).

Membros com mandato ENCERRADO ou sem dados de contato preenchidos não recebem as notificações.

⚠ Os dados de contato usados para notificação são os da composição (e-mail público e telefone público), não os dados pessoais do cadastro de conselheiro. Verifique se esses campos estão preenchidos corretamente em cada membro da composição.

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Histórico de notificações

Todas as notificações enviadas ficam registradas e podem ser consultadas:

1. Abra a reunião.
2. Acesse a aba Notificações.
3. A tabela exibe cada envio com as seguintes informações:

- Data e hora do envio.

- Canal utilizado (E-mail ou WhatsApp).

- Destinatário (nome do conselheiro e endereço/número).

- Status do envio: Enviado, Entregue, Erro.

O registro é imutável — você não pode excluir o histórico de notificações. Isso garante rastreabilidade para fins de comprovação de convocação.

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Boas práticas no envio de convocações

• Prazo mínimo para reunião ordinária: envie com pelo menos 48 horas de antecedência. Isso garante que os membros tenham tempo hábil para organizar a agenda e preparar-se para os pontos de pauta.
• Prazo mínimo para reunião extraordinária: envie com pelo menos 24 horas de antecedência.
• Inclua na mensagem: data, horário de início, local completo, pauta resumida e qualquer documento que os membros devam analisar previamente.
• Reforce próximo à data: envie um segundo lembrete no dia anterior (ou pela manhã do dia da reunião) para aumentar o comparecimento.
• Use ambos os canais quando disponíveis: e-mail para o registro formal, WhatsApp para a comunicação ágil.

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O que fazer se um conselheiro não receber a notificação

Se um membro relatar que não recebeu a convocação:

1. Acesse a aba Notificações da reunião e verifique se o envio para aquele conselheiro aparece com status Enviado ou Erro.
2. Se aparecer como Erro, o problema pode ser:

- E-mail incorreto ou desatualizado — corrija na aba de composição do conselho, no campo E-mail público do membro.

- Número de WhatsApp incorreto — verifique o formato (deve conter DDD + número, apenas dígitos, sem espaço ou traço).

- Caixa de spam — oriente o conselheiro a verificar a pasta de spam e marcar o remetente como confiável.

1. Após corrigir os dados, reenvie a notificação manualmente pelo botão Notificar Membros.

💡 Para evitar problemas recorrentes, valide os dados de contato de todos os membros sempre que houver renovação da composição ou atualização de cadastro.

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Perguntas frequentes

Posso notificar apenas um membro específico, em vez de todos?

Por padrão, o botão Notificar Membros envia para todos os ativos com contato cadastrado. Se precisar notificar apenas uma pessoa, entre em contato diretamente fora do sistema ou aguarde a implementação de filtros de destinatário, disponível em versões futuras.

O sistema notifica membros de comissões também?

Sim. Dentro de uma reunião de comissão, o botão Notificar Membros envia a convocação para os membros daquela comissão (não para a composição do plenário). O funcionamento é idêntico.

Posso personalizar o template padrão das notificações?

O template padrão pode ser personalizado pelo administrador do sistema nas Configurações Gerais. Ajustes de texto, assinatura e identidade visual do e-mail são feitos por lá. Usuários comuns do painel podem apenas editar o texto do corpo no momento do envio manual.